УДК [930.25:004](477.41)
Ольга Бєлая
кандидат історичних наук, начальник відділу використання інформації документів Державного архіву Київської області
Ігор Товкач
магістрант Національного технічного університету України «Київський політехнічний інститут»

ДОКУМЕНТОВЕДЕННЯ ON-LINE
(з досвіду впровадження в архівній галузі)

Вперше в архівній галузі України запропоновано здійснювати документоведення у спосіб on-line, розглянуто функціональні можливості комплекту розроблених інструментів, орієнтованих на архівну сферу у формі електронних журналів, проаналізовано отриманий досвід з впровадження.
Ключові слова: документоведення on-line, вперше, система Polidar SED, надійний захист даних.

Діловодство кожної установи – це діяльність окремих працівників або підрозділів щодо створення документаційно-інформаційної бази на різних носіях для подальшого використання у процесі реалізації їх функцій. Традиційні машинописні, рукописні та друковані документи на сучасний момент складають основу інформаційної сфери будь-якої державної установи України. Для прийому, реєстрації та доведення до виконавця документа в установі та (або) в її підрозділі існують паперові журнали й (чи) карткові системи реєстрації.
Останнім часом в установах України почали впроваджуватись системи електронного документообігу (далі – СЕД), які стали революційним кроком в діловодстві, оскільки його ефективність суттєво зросла. Зокрема, в Державному архіві Київської області (далі – ДАКО) велась журнальна та карткова система реєстрації кореспонденції (письмових запитів, вхідної та вихідної кореспонденції), а з 2013 р. сектором організаційно-аналітичної роботи та діловодного забезпечення державного архіву (далі – сектор діловодства) було розпочато експлуатацію на постійній основі СЕД «АСКОД». Тобто, реєстрація письмових запитів, вхідної та вихідної кореспонденції почала вестись з допомогою цієї системи.
Проте, незважаючи на в цілому успішне використання СЕД, на прикладі ДАКО були виявлені і суттєві недоліки властиві даному типу універсальних систем діловодства. Так, наприклад, встановлена на комп’ютері працівника сектора діловодства СЕД забезпечувала діяльність лише даного структурного підрозділу державного архіву, що не звільнило інші підрозділи від ведення ряду паперових журналів, зокрема, у відділі використання документів та інформаційних технологій (з вересня 2014 р. – відділу використання інформації документів, далі – відділ інформації). Крім того, виявилось, що через універсальність та орієнтацію такої СЕД на організацію загального документообігу, її неможливо або надто складно та незручно задіяти для обробки даних, які мають вузькоспецифічне призначення (наприклад, обліковувати кількість наданих кожним працівником відділу консультацій на різні теми, вести реєстрацію справ, виданих користувачам читальних залів, яких у відділі два, тощо). Елементом незручності був і наявний порядок використання даної СЕД, яка встановлена лише на одному комп’ютері та в одному місці, що пояснюється умовами експлуатації такого виду комерційного продукту (вартість ліцензії, яку повинен купувати ДАКО, залежить від кількості робочих місць, на яких має бути встановлена система).
Все це разом спонукало авторів, взятись за розробку принципово іншого функціоналу для діловодства, де основними вимогами було б наступне: кожний напрям діяльності (установи, структурного підрозділу) має забезпечувати окремий електронний журнал (далі –    е-журнал), який повинен повністю враховувати його специфіку та містити відповідні поля для заповнення; кожен з е-журналів – мати більш розширений і конкретніший перелік сервісних функцій, необхідність яких мотивована отриманим досвідом роботи з універсальною СЕД; е-журнали не повинні бути програмою, яка встановлюється на комп’ютері, а мати веб-формат для доступу до них з будь якого комп’ютера через Інтернет; даний функціонал має бути безкоштовним; дані, які внесені до е-журналів, повинні бути надійно захищеними.
В якості інструменту, який забезпечив би реалізацію вищеперерахованих вимог, було обрано вітчизняну інформаційно-комунікаційну систему «ПОЛІДАР», розроблену в НТУУ «Київський політехнічний університет», яка є новим різновидом програмних продуктів на ринку інформаційних технологій України, оскільки являє собою не коробочну версію, яку необхідно встановлювати на комп’ютері користувача (типовий спосіб поширення ліцензійних програмних продуктів), а on-line сервіс, тобто, SaaS послугу на основі хмарних технологій. Дана система має у своєму складі модуль Polidar SED котрий дозволяє самостійно конструювати будь-які конфігурації електронного документоведення (!).                  В середині 2013 р. була розпочата розробка моделей           е-журналів і до кінця року створені форми та алгоритми взаємозв’язків були відтестовані у відділі інформації, а з початку 2014 р., вже в якості повноцінного програмного забезпечення, комплект е-журналів став доступним для всіх архівних установ Київської області (через службові сторінки офіційних сайтів цих установ) та відділу інформації (через службову сторінку ініціативного сайту відділу [1]) за допомогою кнопки «Електронні журнали».
Розроблений функціонал – «Електронні журнали» для ведення діловодства on-line, значно підвищив ефективність контролю за термінами виконання запитів, обліком наданих консультацій, кількістю вхідної та вихідної кореспонденції, і на даний час впроваджений у 58 з 62 архівних установах Київської області та у відділі інформації ДАКО. 
Функціонал «Електронні журнали» складається з 9-ти окремих тематичних е-журналів, які мають спільну базу даних, їх кількість може бути необмеженою.
«Журнал реєстрації письмових запитів» – інструмент, який призначений для узагальнення відомостей про кількість письмових запитів фізичних та юридичних осіб, спосіб їх надходження (на особистому прийомі, поштою, електронною поштою /далі – е-поштою/, тощо), їх види (соціально-правові: щодо розміру зарплати, підтвердження стажу роботи, тощо; біографічні; фактографічні; тематичні; майнові; генеалогічні), кількість позитивних, негативних відповідей, відповідей з рекомендаціями, надісланих інформацій, договорів, рахунків на оплату послуг державного архіву, зокрема, виконаних для громадян України та іноземців по кожному виконавцю.
«Журнал реєстрації консультацій: на особиcтому прийомі, по телефону, електронною поштою або по зворотньому зв'язку» – даний інструмент узагальнює відомості про кількість наданих консультацій співробітниками архівної установи (в ДАКО – працівниками відділу інформації) фізичним та юридичним особам – громадянам України та іноземних держав, зокрема, за способом надходження.
«Журнал вхідної кореспонденції» – забезпечує реєстрацію та узагальнення відомостей щодо листів, іншої кореспонденції від установ та організацій, яка надходить до архівної установи (в ДАКО – відділу інформації). Склад меню даного е-журналу: № за порядком, дата реєстрації в журналі, № в державному архіві, дата надходження до державного архіву, відправник (установа), відправник (ПІБ), вхідний електронний документ або цифрова копія вхідного документу, зміст, вид кореспонденції (співпадає з видами запитів (звернень) та консультацій відповідно у «Журналі реєстрації письмових запитів» та «Журналі реєстрації консультацій...»), категорія кореспонденції (потребує відповіді або надіслано до відома), отримувач або виконавець (ПІБ), на випадок, коли кореспонденція потребує відповіді, до меню журналу внесені також графи «Дата виконання», «Результат», «Вихідний електронний документ або цифрова копія відповіді», «Вихідний номер» (береться з «Журналу реєстрації вихідної кореспонденції»), «Дата відправки», «Примітка» (до цієї графи журналу вносять відомості про відповіді надані особисто або пересилання е-поштою виконавця, а також роблять спеціальну відмітку, якщо це внутрішня кореспонденція, наприклад, письмове доручення керівництва ДАКО, адресоване працівникам відділу інформації).
«Журнал вихідної кореспонденції» – створений для реєстрації та узагальнення відомостей щодо ініціативних листів, іншої кореспонденції, яка виходить з відділу інформації (архівної установи) на виконання доручень або листів від установ та організацій, зареєстрованих у «Журналі вхідної кореспонденції».
«Журнал реєстрації користувачів у читальних залах архіву» – інструмент, який забезпечує створення електронної бази даних користувачів державного архіву. Склад кнопок меню цього е-журналу: № за порядком, дата реєстрації в журналі, найменування користувача (ПІБ), рік народження, місце роботи, посада, мета роботи, контактна інформація (адреса, телефон, адреса е-пошти), соціальний стан користувача (робітник, службовець, науковець, тощо), громадянство, статус (приватна особа чи представник установи), тема роботи, вид дослідження (генеалогічне, наукове, тощо). Графи «№ за порядком» та «Дата реєстрації в журналі», як і в е-журналах описаних вище, заповнюються автоматично із наповненням любої іншої графи, зазначеної кнопками меню.
 «Журнал відвідування користувачами читального залу № 1» (вул. Мельникова, 38, кабінет 3) – інструмент, який дозволяє вирахувати завантаженість читального залу користувачами і, відповідно, працівників читального залу, в різні вказані проміжки часу протягом дня. В меню цього е-журналу всього 4 кнопки: № за порядком, дата реєстрації в журналі, найменування користувача (ПІБ), час завершення роботи. Відомості про користувача беруться з бази даних, ПІБ яких внесені до е-журналу реєстрації користувачів у читальних залах. 
«Журнал відвідування користувачами читального залу № 2» (вул. Солом`янська, 24) – має тіж можливості і меню, що і попередній е-журнал і відрізняється тільки способом заповнення. Статистику завантаження відвідування читальних залів № 1 та № 2 користувачами за любий період роботи залів з початку ведення е-журналів можна також переглядати з допомогою спеціального інструменту в графічному вигляді – у формі діаграм.
 «Журнал видавання справ користувачам читального залу № 1» (вул. Мельникова, 38, кабінет 3) та «Журнал видавання справ користувачам читального залу № 2» (вул. Солом`янська, 24) – інструменти, які призначені для фіксування справ, наданих у конкретний день та час конкретному користувачеві.
Підсумовуючи, потрібно зазначити, що більш ніж річний досвід експлуатації архівними установами Київської області cтвореного комплекту е-журналів для документоведення on-line, підтвердив, що даний програмний продукт повністю відповідає тим вимогам, які ставились перед його розробниками, і не тільки не поступається за своїми основними функціональними показниками класичним СЕД (які доступні на комерційній основі), але й має ряд істотних переваг:
- е-журнали не «прив’язані» до конкретного комп’ютера, тому є можливість здійснювати документоведення звідусіль, де є доступ до Інтернету; 
- незважаючи на велику кількість сервісних функцій, створена СЕД у формі е-журналів за напрямками або темами, інтуїтивно зрозуміла та надзвичайно проста в користуванні і на опанування потребує мінімум часу;
- стало непотрібно перейматись питанням захисту даних від комп’ютерних вірусів (хмарні технології – це не їх середовище);
-створений власними силами функціонал «Електронні журнали» не потребує ліцензування, через що доступ до нього є фактично безкоштовним (оплачується лише Інтернет та хостінг);
- вхідні та вихідні документи скануються, а потім вносяться до журналів за допомогою зручного меню, і таким чином створюється база даних копій документів;
- кожен е-журнал має в меню кнопку «Копія», натискання на котру в кінці кожного робочого дня дозволяє додатково створювати в комп’ютері резервну копію вмісту е-журналу; 
- дана СЕД у формі е-журналів, на відміну від існуючих систем, має безпрецедентний сервіс взаємодії із громадянами, до того ж інтерактивність функціонує в автоматичному режимі – якщо запитувач у листі вказав свою е-пошту, то після реєстрації звернення в відповідному е-журналі йому відразу відправляється автоповідомлення на е-пошту. Дане повідомлення містить всі необхідні реквізити: дату, номер реєстрації та індивідуальне посилання для доступу запитувача до конкретного е-журналу щоб дистанційно переглядати просування розгляду його звернення в установі (в              е-журналі доступними для перегляду є лише дані, які стосуються запитувача). Після внесення до е-журналу дати відправки відповіді на звернення звичайною поштою, запитувачу на е-пошту автоматично надсилається також повідомлення про це. Крім того, даний інтерактивний інструмент має в своєму арсеналі революційний процедурний протокол інтерактивного сервісу – Preview (попередній перегляд), який може задіяти в своїй установі прогресивний керівник для підвищення авторитету установи та щоб відповіді на звернення громадян не перетворювались на беззмістовні формальні відписки, які залишають запитувачів без інформації по суті звернення і лише провокують скарги. Суть інновації наступна: проект відповіді від установи стає доступним запитувачу для ознайомлення (про це йому автоматично надійде повідомлення щойно проект документу буде внесено до журналу), і при відсутності аргументованих зауважень, заперечень з його сторони чи реагування, документ підписується керівником установи та надсилається запитувачу;
- за допомогою арсеналу спеціальних інструментів модулю Polidar SED можна налаштувати збирання в автоматичному режимі різноманітної статистики про відомості внесені до е-журналів (зокрема, з урахуванням архівної специфіки), а головне, створені е-журнали – це абсолютно нові функціонали, вони не мають стандартних шаблонів (назви будь-яких граф в них можна змінювати), і взагалі, за необхідністю, можна самостійно створювати повністю нові                е-журнали, розробляючи для них оригінальні форми.
«Безпека понад усе» – так можна сказати про концепцію функціонування інформаційно-комунікаційної системи «ПОЛІДАР». Тому модуль для  організації системи документоведення Polidar SED надійно захищає створені в його середовищі е-журнали 8-ми значними логіном, паролем та персональним ключем кожного працівника, який має право доступу до них. Всі ці секретні дані для доступу до е-журналів на сервері ще й шифруються (за допомогою криптографічного алгоритму MD5), і зберігаються там у вигляді цифрового сміття. Також варто зазначити, що кількість спроб введення секретних даних для доступу до е-журналів, обмежена – їх лише п’ять, а при перевершенні цієї кількості – все блокується і автоматично розблоковується лише через 24 години (це робить безперспективним застосування програмних засобів для підбирання секретних даних для доступу до е-журналів). Крім того, зв’язок між комп’ютером користувача і віддаленим сервером, де знаходяться Polidar SED та дані з е-журналів, відбувається за допомогою криптографічного протоколу HTTPS, який шифрує дані при передачі їх по мережі Інтернет (тобто, дані передаються не в форматі придатному для перегляду, а також у вигляді цифрового сміття).
Підсумовуючи, потрібно зазначити, що, незважаючи на високі експлуатаційні показники створеного документоведення on-line і практично перевірену його безпечність та ефективність в тих архівах, де воно було впроваджено, крапку ставити дуже рано – ми ще довго будемо спотикатись за наш менталітет та надумані фобії. Так, після півторарічного функціонування документоведення on-line у відділі інформації ДАКО, директор збагнула, що е-журнали знаходяться поза межами архіву – «в хмаринці», і прогресивну та надійну щодо захисту даних технологію, яку масово застосовують в країнах цивілізованого світу [2], заборонила використовувати окремим наказом…

Список використаних джерел та літератури
1. Веб-сайт «Бєлая Ольга Миколаївна, відділ використання інформації документів Державного архіву Київської області. Ініціативний проект колективу відділу» [Електронний ресурс]. – Режим доступу: http://sakrid.archives.kiev.ua – Назва з екрану (1.08.2015).
2. Аналіз області надання і використання моделі SaaS для електронних інформаційних центрів // веб-сайт Національної бібліотеки України імені В. І. Вернадського [Електронний ресурс]. – Режим доступу: http://conference.nbuv.gov.ua/report/view/id/279 – Назва з екрану (1.08.2015).

UDC [930.25:004](477.41)
Olga Bielaia, Igor Tovkach
Documentation on-line (from experience of introduction in the branch of archives)
For the first time in the Ukraine branch of archives, documentation by on-line method, are considered functional capabilities of set of developed tools, which have been developed for the branch of archives in the form of electronic journals, and are analyzed the experience of introduction.
Keywords: Documentation on-line, for the first time, the system Polidar SED, reliable data protection.

УДК [930.25:004](477.41)
Ольга Белая, Игорь Товкач
Документоведение он-лайн (из опыта внедрения в архивной отрасли)
Впервые в архивной отрасли Украины предложено осуществлять документоведение он-лайн способом, рассмотрены функциональные возможности комплекта разработанных инструментов, ориентированных на архивную сферу в форме электронных журналов, проанализирован полученный опыт по внедрению.
Ключевые слова: документоведение on-line, впервые, система Polidar SED, надёжная защита данных.